Teknik Persidangan

Posted by Ahmad Khairudin on 21.28 with No comments
TEKNIK PERSIDANGAN


Saya selalu memimpikan hal-hal yang dekat, bukan hal-hal yang terlalu jauh diraih. Saya selalu mendekatkan impian saya dan mejadikannya lebih realistis, selangkah demi selangkah.”
-Michael Jordan

Teknik persidangan adalah salah satu keterampilan yang perlu dimiliki aktivis organisasi, baik intra maupun ekstra kampus. Persidangan sering digunakan untuk memecahkan suatu perkara atau masalah. Persidanga dapat juga dijadikan ajang adu kekuatan politik di antara peserta sidang. Suatu pesan dan keinginan dari golongan-golongan tertentu, sering mewarnai peserta sidang. Sehingga tidak jarang dalam suatu kongres, muktamar atau munas sering terjadi kerincuhan dalam mengambil keputusan. Salah satu sejarah persidangan sendiri berasal dari Yunani dan Arab.

Bentuk dan fungsi sidang dapat dibagai menjadi beberapa kategori sebagai berikut:
1.       Sidang paripurna, yaitu sidang yang dihadiri oleh semua jajaran/staff suatu organisasi atau lembaga yang diadakan sesuai dengan masa jabatan yang telah ditentukan. Sidang paripurna mempunyai fungsi antara lain yaitu:
A.      Mendengarkan dan mensyahkan suatu laporan pertanggingjawaban pengurus yang telah usai masa jabatan
B.      Menyatakan demisioner pengurus padaperiode bersangkutan.
C.      Mensyahkan anggaran dasr dan anggaran rumah tagga (AD/ART)
2.       Sidang pleno yaitu sidang yang dihadiri oleh semua pengurus suatu organisasi, yang sekurang-kurangnya dilekukan 3 (tiga) bulan sekali. Sidang pleno mempunyai fungsi antra lain yaitu:
A.      Mengambil kebijakan yang mendasar pada tubuh organisasi
B.      Menyusuj dan merevisi program kerja
C.      Mendengarkan dan membahas laporan ketua-ketua komisi
3.       Sidang komisi, yaitu sidang yang dihadiri oleh ketua komisi, ketua bidang dan seluruh pengurus yang bersangkutan, dan dilakukan sesuai dengan kebutuhan. Sidang pleno mempunya fungsi antara lain:
A.      Menunjuk dan menetapkan pelaksanaan program kerja
B.      Menyusun langkah dan strategi untuk melakukan kebijakan yang telah ditetapkan.

PERLENGKAPAN SIDANG
1.       
      Tempat/ ruang sidang
Sebagai tempat pertemuan yang formil, tentunya kita harus melihat berbagai macam kelengkapan dalam persidangan, agar sidang berlangsung dengan baik dan mencapai hasil yang diinginkan. Beberapa syarat yang harus dipenuhi oleh tempat sidang adalah:
a.       Tempat cukup luas dan dapat menampung sejumlah peserta
b.       Ruang harus bersih dan sehat
c.        Keamanan hendaknya terjamin
d.       Bila ada sidang komisi, maka tempat hendaknya harus telah disapkan
2.       Waktu sidang
Dalam menentukan waktu persidangan hnedaknya kita memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a.       memperhitungkan kesempatan peserta sidang untuk hadir
b.       Jadwal persidangan tergantung urgennya masalah
c.        Pemakaian waktu hendaknya seefesien mungkin
d.       Hendaknya diperhitungkan waktu untuk istirahat
e.        Waktu berakhirnya persidangan sudah dapat ditentukan
3.       
      Tata Tertib Sidang (Draft) dan Acara
Suatu kegiatan hanya dapat berjalan dengan lancer dan baik, apabila terdapat peraturan dan tata tertibnya. Guna ketenanga dan kelancaran acara, selain etika dan kebiasaan sidang harus pula ditentukan tata tertibnya. Beberapa tata tertib tersebut mencakup :
a.         Hak-hak peserta dan peraturan hak bicara dan suara
b.         Peraturan pemilihan pimpinan sidang dan hak pimpinan sidang
c.          Peraturan mengenai keputusan sidang
4.       Peserta Sidang
Unsur yang paling pokok dalm suatu persidangan adalah peserta sidang. Peserta sidang adalah mereka yang mempunyai hak untuk mengikuti sidang tersebut, serta diundang oleh penyelenggaranya. Hendaknya dalam persidangan peserta sidang harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :
a.       Diundang oleh penyelenggara
b.       Mengetahui dan mengerti masalah yang akan dibahas
c.        Peserta diharapkan tidak emosional dalam menghadapi dan menanggapi setiap masalah
d.       Dalam setiap pembicaraan harus berusaha memecahkan masalah
e.        Saling menghargai pendapat orang lain.
5.      

        Pimpinan / Presidium Sidang

Sukses tidaknya pelaksanaan sidang juga sangat tergantung kepada pimpinan sidang. Pimpinan sidang biasanya berjumlah ganjil (1,3,5,dst) untuk menjaga objektivitas dan keadilan. Untuk itu perlu diperhatikan beberapa hal mengenai pimpinan sidang, yaitu :



a.       Tugas dan kewajiban pimpinan sidang
        Membuka dan menutup persidangan
    Mengarahkan sidang untuk menyelesaikan masalah
     Menjelaskan masalah yang akan atau sedang dibahas
     Menjaga kelancaran dan tata tertib sidang
     Menyimpulkan hasil-hasil pembicaraan dan menjelaskan kembali keputusan
b.          Syarat-syarat pimpinan sidang
-                           Mempunyai jiwa kepemimpinan
-                           Mempunyai pengetahuan yang jelas
-                           Mengetahui seluk beluk masalah persidangan
-                           Mempunyai pengalaman dan siap berbeda pendapat
-                           Bijaksana dan bertanggung jawab
c.          Sikap pimpinan sidang
-                                Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
-                                Mempunyai semangat dan vitalitas
-                                Disiplin dan sabar
-                                Menghargai pendapat orang lain
-                                Bersikap Adil terhadap peserta
-                                Tidak menumbulkan keraguan pada peserta sidang
6.       

      Palu Sidang

Setiap suatu kegiatan pengambilan dan ketetapan keputusan sidang, diperlukan adanya bentuk pengesahan dalam bentuk ketukan, sehingga dalam pelaksanaannya diperlukan sebuah palu atau sejenisnya yang dapat menggantikannya.
7.       Notulensi Sidang
Setiap persidangan hendaknya memiliki notulensi sidang yang bertugas mencatat seluruh hasil persidangan. Hal ini harus dilakukan untuk mengantisipasi bilamana ada hal-hal yang perlu ditinjau kembali.




ISTILAH-ISTILAH DALAM PERSIDANGAN
1.       Hak suara adalah suatu hak untuk mengampil keputusan.
2.       Hak bicara adalah suatu hak untuk mengeluarkan pendapat
3.       Quorum adalah syarat ketentuan pengambilan keputusan yang sah atau pembukaan sidang dengan melihat jumlah peserta.
4.       Interupsi adalah selingan pembicara/potongan pembicaraan oleh seorang peserta walaupun peserta lain sedang bicara( Spontanitas)
5.       Schorsing adalah pemberhentian sidang sementara waktu untuk memberikan penyegaran suasana sidang
6.       Lobbying adalah pemberhentian sidang sementara untuk pendekatan masalah/orang atau mencari kesepakatan yang tidak dapat diselesaikan dalam forum persidangan.
7.       Voting adalah pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak jika melalui musyawarah tidak tercapai.
8.       Judical Review adalah protes terhadap suatu keputusan.
9.       Konsideran adalah lembar pengesahaan sebagai bukti dan kekuatan hukun sahnya keputusan.

TATA CARA PENGGUNAAN PALU SIDANG
Ada beberapa istilah dan kebiasan yang berlaku universitas artinya berlaku dalam persidangan apapun, yaitu pada pengetukan penggunaan palu sidang. Delam menggunakan palu sidang harus diperhatikan:
a. Cara mengetuk palu sidang harus dilakukan dengan posisi miring tidak tumpul
 b. Cara memegang palu sidang diharapkan tidak mengubah makna dari persidangan
c. Makna ketukan palu sidang.

ARTI KETUKAN
Ketukan 1 kali
 Menyerahkan dan menerima pimpinan sidang
Schorsing kurang dari atau sama dengan 15 Menit
Mengesahkan draft keputusan sidang point per point
Ketukan 2 Kali
Menutup / Menunda sidang dan membuka kembali setelah di schorsing lebih dari 15 menit atau kurang yang berkelipatan 2
Ketukan 3 Kali
Membuka dan menutup resmi acara persidangan
Pengesahaan keputusan secara keseluruhan
Ketukan Bebas

Berfungsi untuk menenangkan suasana sidang yang gadung atau sudah tidak kondusif.

JENIS-JENIS INTERUPSI
1.       Interupsi Point of Order
Selingan pembicaraan yang disampaikan menyangkut masalah prinsip, member masukan dan pendapat. Point of order misalnya ada pembicaraan yang menyimpang dari pokok permasalahan
2.       Point of information
Selingan pembicaraan untuk menyampaikan suatu berita atau informasi tentang keadaan persidangan dan sekitarnya.
3.       Point of Clarification
Selingan pembicaraan untuk member penjelasan suatu masalah (adanya pertentangan karena kurang pengertian)
4.       Point of Personal Pervilage
Selingan pembicaraan untuk menyampaikan pribadi atau menyela pembicaraan jika ada yang menyinggung atau menyudutkan seseorang.
Reaksi:
Categories: